Wie man E-Mails mit Erinnerungen sendet (2023)

In der heutigen geschäftigen Welt kann es schwierig sein, den Überblick über alle E-Mails und Anfragen zu behalten, die Sie senden. Glücklicherweise bietet Outlook eine praktische Funktion, mit der Sie E-Mails mit Erinnerungen versehen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen und die gewünschten Antworten erhalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mails mit Erinnerungen senden können, sowohl für sich selbst als auch für Empfänger.

E-Mails mit Erinnerungen für sich selbst kennzeichnen

Manchmal senden wir E-Mails, die eine Antwort erfordern. Um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Informationen erhalten und die Anfrage nicht vergessen, können Sie die E-Mail für sich selbst kennzeichnen. Dadurch wird eine Erinnerung in Ihren Aufgaben erstellt, sodass Sie immer daran erinnert werden, dass Sie auf eine Antwort warten.

So kennzeichnen Sie eine E-Mail für sich selbst:

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie senden möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachverfolgung" in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf "Nachverfolgung hinzufügen".
4. Wählen Sie aus den Optionen "Heute", "Morgen", "Diese Woche", "Nächste Woche", "Kein Datum" oder "Benutzerdefiniert" aus.
5. Wenn die E-Mail in Ihrem "Gesendete Elemente"-Ordner nicht sichtbar sein soll, empfehlen wir Ihnen, eine Erinnerung hinzuzufügen. Erinnerungen sind Dialogfelder, die angezeigt werden, wenn die Nachverfolgung fällig ist, ähnlich wie bei bevorstehenden Besprechungen oder Terminen. Um eine Erinnerung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Nachverfolgung" und dann auf "Erinnerung hinzufügen". Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der das Erinnerungsfenster angezeigt werden soll.

E-Mails mit Erinnerungen für Empfänger kennzeichnen

Manchmal möchten Sie, dass Empfänger einer E-Mail eine besondere Betonung erhalten. Durch das Hinzufügen einer Kennzeichnung wird die E-Mail in der Liste der Nachrichten hervorgehoben und es wird ein Text über der Absenderzeile in der Nachricht angezeigt. Wenn der Empfänger auch Outlook verwendet, wird ein Eintrag in seiner Aufgabenliste hinzugefügt.

So kennzeichnen Sie eine E-Mail für Empfänger:

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie senden möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachverfolgung" in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf "Nachverfolgung hinzufügen".
4. Wählen Sie "Benutzerdefiniert" aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Kennzeichnung für Empfänger".
6. In dem angezeigten Dialogfeld empfehlen wir Ihnen, die Standardkennzeichnung in einen Beschreibungstext oder eine Aktion zu ändern. Zum Beispiel könnten Sie "Anne eine Antwort auf die Genehmigungsfrage senden" eingeben. Dieser Text wird über der Absenderzeile für den Empfänger angezeigt.
7. Für eine bessere Sichtbarkeit können Sie eine Erinnerung hinzufügen. Erinnerungen sind Dialogfelder, die angezeigt werden, wenn die Nachverfolgung fällig ist, ähnlich wie bei einem Meeting oder Termin, der kurz bevorsteht. Um eine Erinnerung für Empfänger hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Kennzeichnung für Empfänger" und geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der das Erinnerungsfenster für die Empfänger angezeigt werden soll. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Hinzufügung einer Erinnerung für Empfänger vorsichtig sein sollten. Überlegen Sie, ob es wirklich notwendig ist, den Empfänger mit einem Erinnerungsfenster zu unterbrechen, oder ob eine Kennzeichnung ausreichend ist.

Wie funktionieren die Datumsangaben für die Nachverfolgung?

Die Nachverfolgungsfunktion in Outlook bietet verschiedene Startdaten, Fälligkeitsdaten und Erinnerungszeiten für die Kennzeichnung von E-Mails. Hier sind die Standardoptionen:

• Heute: Das Startdatum, das Fälligkeitsdatum und die Erinnerungszeit sind der aktuelle Tag.
• Morgen: Das Startdatum, das Fälligkeitsdatum und die Erinnerungszeit sind der aktuelle Tag plus einen Tag.
• Diese Woche: Das Startdatum ist der aktuelle Tag plus zwei Tage, jedoch nicht später als der letzte Arbeitstag dieser Woche. Das Fälligkeitsdatum ist der letzte Arbeitstag dieser Woche. Die Erinnerungszeit ist der Startzeitpunkt des aktuellen Tages plus zwei Arbeitstage.
• Nächste Woche: Der Starttag ist der erste Arbeitstag der nächsten Woche. Das Fälligkeitsdatum ist der letzte Arbeitstag der nächsten Woche. Die Erinnerungszeit ist der Startzeitpunkt des ersten Arbeitstags der nächsten Woche.
• Kein Datum: Es wird kein Datum festgelegt. Das Startdatum, das Fälligkeitsdatum und die Erinnerungszeit sind der aktuelle Tag.
• Benutzerdefiniert: Sie können ein benutzerdefiniertes Datum auswählen, wenn Sie dies wünschen.

Fazit

Die Nachverfolgungsfunktion in Outlook ist eine nützliche Möglichkeit, E-Mails mit Erinnerungen zu versehen, sowohl für sich selbst als auch für Empfänger. Durch das Kennzeichnen von E-Mails können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen und die gewünschten Antworten erhalten. Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre E-Mail-Kommunikation effizienter zu gestalten und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.